HInweisgeberschutz und Hinweisgebersysteme
Eine FAQ
- Warum gibt es Hinweisgebersysteme?
- Was soll ein Hinweisgebersystem gewährleisten?
- Wo kann man Hinweisgebersysteme finden?
- Wer kann das Hinweisgebersystem nutzen?
- Welche Verstöße können gemeldet werden?
- Was sollte man tun, bevor ein Sachverhalt über das Hinweisgebersystem gemeldet wird?
- Kann eine anonyme Meldung abgegeben werden?
- Wer erhält die Meldung?
- Kann die Meldung weiterverfolgt werden?
- Was geschieht nach einer Meldung?
- Welche Folgemaßnahmen kann die interne Meldestelle einleiten?
- Gibt es eine Verpflichtung, Verstöße intern zu melden?
- Warum gibt es Hinweisgebersysteme?
Das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist am 2. Juli 2023 in Kraft getreten. Seit diesem Stichtag müssen Unternehmen und Organisationen mit ab 250 Beschäftigten interne Meldestellen für einen geeigneten Hinweisgeberschutz eingerichtet haben. Ab 17. Dezember 2023 gilt diese Verpflichtung dann für Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden. Das Hinweisgeberschutzgesetz dient der Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie vom 23. Oktober 2019.
Die internen Meldekanäle müssen Meldungen in mündlicher Form oder in Textform (über Hinweisgebersysteme) sowie auf Wunsch in persönlicher Weise ermöglichen.
Dieses Gesetz hat in erster Linie zum Ziel, hinweisgebende Personen zu schützen, die Informationen über Verstöße sammeln und diese an interne oder externe Meldestellen weiterleiten. Das HinSchG ahndet jegliche Form von Repressalien oder Benach-teiligungen.
Ein Hinweisgebersystem ist eine Software, die als interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz dient.
- Was soll ein Hinweisgebersystem gewährleisten?
Die interne Meldestelle dient der Aufdeckung von Verstößen und Straftaten. Das Unternehmen kann direkt Maßnahmen einleiten und kann so auch vor möglichen finanziellen Schäden oder Reputationsverlusten geschützt werden.
Ein Hinweisgebersystem kann dazu beitragen, eine positive Unternehmenskultur zu fördern, in der Offenheit und Transparenz geschätzt werden und Mitarbeiter das Vertrauen haben, dass gemeldete Verstöße ernst genommen und angemessen behandelt werden und keine Repressalien also Nachteile für sich zu befürchten haben.
- Wo kann man Hinweisgebersysteme finden?
Die Hinweisgebersysteme sind in der Regel über das Internet erreichbar. Die entsprechenden Links zu den Hinweisgebersystemen sind häufig auf der Webseite eines Arbeitgebers oder an entsprechender Stelle im Intranet zu finden.
- Wer kann das Hinweisgebersystem nutzen?
Das Hinweisgebersystem muss allen Beschäftigten zur Verfügung stehen. Dabei ist der Begriff sehr weit zu verstehen, also auch z.B. Personen, die wegen ihrer wirtschaftlichen Unselbständigkeit als arbeitnehmerähnliche Personen anzusehen sind.
Die zur Einrichtung verpflichteten Unternehmen können laut HinSchG selbst entscheiden, ob das Meldeverfahren darüber hinaus auch (außenstehenden) Personen, die im Kontakt zum Unternehmen stehen, offen stehen soll.
- Welche Verstöße können gemeldet werden?
Das Hinweisgeberschutzgesetz gilt für Verstöße gegen das EU-Recht und nationales Recht, insbesondere wenn es sich um strafbewehrte (Straftat) oder bußgeldbewehrte (Ordnungswidrigkeit) Vergehen in bestimmten Rechtsgebieten handelt.
Darunter fallen beispielswese Verstöße gegen Vorschriften aus folgenden Bereichen:
- Arbeits- und Gesundheitsschutzes
- Mindestlohngesetz
- Regelungen zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
- Vorgaben zur Produktsicherheit
- Vorgaben zur Verkehrssicherheit
- Vorgaben zur Beförderung gefährlicher Güter
- Vorgaben zum Umwelt- und Strahlenschutz
- Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit
- Qualitäts- und Sicherheitsstandards bei Arzneimitteln und Medizinprodukten Regelungen des Verbraucherschutzes
- Regelungen des Datenschutzes und der Sicherheit in der Informationstechnik Regelungen des Vergaberechts
- Regelungen zur Rechnungslegung bei Kapitalgesellschaften
- Regelungen im Bereich des Wettbewerbsrechts etc.
Eine ausführliche Auflistung findet man in § 2 HinSchG.
Voraussetzung ist allerdings immer, dass sich die Verstöße auf den Beschäftigungs-geber oder eine andere Stelle beziehen müssen, mit dem oder mit der die hinweisgebende Person selbst in beruflichem Kontakt stand oder steht.
- Was sollte man tun, bevor ein Sachverhalt über das Hinweisgebersystem gemeldet wird?
Bevor ein Sachverhalt über das Hinweisgebersystem gemeldet ist, ist es wichtig, so viele Beweise wie möglich zu sammeln, um die Aussage zu untermauern. Dazu können Dokumente, E-Mails, Fotos oder Zeugenaussagen gehören. Alle Aussagen sollten der Wahrheit entsprechen, da sich ansonsten die hinweisgebende Person selbst strafbar macht und ein gesetzlicher Schutz dann nicht mehr besteht.
- Kann eine anonyme Meldung abgegeben werden?
Das HinSchG sieht vor, dass die Vertraulichkeit gewahrt wird. Eine gesetzliche Verpflichtung eine anonyme Meldung zu ermöglichen besteht jedoch nicht. Hinweisgebersysteme lassen jedoch anonyme Meldungen zu, um die Identität der hinweisgebenden Person zu schützen und so die Effektivität und das Vertrauen in die Stelle zu erhöhen.
- Wer erhält die Meldung?
Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, die Identität der Hinweisgebenden zu schützen und die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung einzuhalten.
Es ist deswegen gesetzlich vorgeschrieben, dass die Meldung von einer unabhängigen Person, die über die notwendige Fachkunde verfügt, bearbeitetet werden muss. Es ist dabei sicherzustellen, dass derartige Aufgaben und Pflichten nicht zu Interessenkonflikten führen.
- Kann die Meldung weiterverfolgt werden?
Jede meldende Person kann ihre Meldung in der Regel über ein Hinweisgebersystem weiterverfolgen. Es kann auch sein, dass die hinweisgebende Person von der internen Meldestelle noch einmal über das Hinweisgebersystem für Rückfragen kontaktiert wird.
Dies ist über ein Hinweisgebersystem technisch auch möglich, wenn eine Meldung anonym abgegeben wurde. Am Ende einer anonymen Meldung erhält die hinweisgebende Person Zugangsdaten für das Hinweisgebersystem. Damit kann sich die hinweisgebende Person in das Hinweisgebersystem einloggen und mit der internen Stelle – auch vollständig anonym – kommunizieren. Die Login-Daten werden automatisch nach Einreichung erzeugt und angezeigt. Diese Login-Daten sollten für das Unternehmen anonym bleiben.
- Was geschieht nach einer Meldung?
Die interne Meldestelle
- bestätigt der hinweisgebenden Person den Eingang einer Meldung spätestens nach sieben Tagen
- prüft, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzes fällt
- hält mit der hinweisgebenden Person Kontakt
- prüft die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung
- ersucht die hinweisgebende Person erforderlichenfalls um weitere Informationen
- ergreift angemessene Folgemaßnahmen
- gibt der hinweisgebenden Person innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung eine Rückmeldung über geplante oder ergriffenen Folgemaßnahmen
- Welche Folgemaßnahmen kann die interne Meldestelle einleiten?
Als Folgemaßnahmen kann die interne Meldestelle insbesondere
- interne Untersuchungen bei dem Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit durchführen und betroffene Personen und Arbeitseinheiten kontaktieren,
- die hinweisgebende Person an andere zuständige Stellen verweisen,
- das Verfahren aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen abschließen oder
- das Verfahren zwecks weiterer Untersuchungen, z.B. abgeben an eine zuständige Behörde.
- Gibt es eine Verpflichtung, Verstöße intern zu melden?
Nein. Beschäftigte haben ein Wahlrecht, ob Verstöße über die interne Stelle oder über eine externe Stelle, z.B. eine Behörde erfolgt.
Haben Sie Fragen oder Anmerkungen? Wir sind für Sie da!
Wir unterstützen Unternehmen und Organisationen bei der Einführung von Hinweisgebersystemen und bei der Umsetzung der Anforderungen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz!
