Datenschutz bei Zeiterfassungssystemen

Das Erfassen und Dokumentieren der Arbeitszeiten von Mitarbeitenden ist eine Verpflichtung für alle Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber! Diese Verpflichtung kann grundsätzlich auf die Mitarbeitenden übertragen werden. 

Es bietet sich an, den Mitarbeitenden ein Tool und eine Anweisung an die Hand zu geben, wie die Arbeitszeiten erfasst werden sollen. Sichergestellt werden sollte, dass jede Zeit erfasst wird – unabhängig von Präsenz, mobiler Arbeit oder im Homeoffice.

Rechtliche Vorgaben

Die sorgfältige Erfassung von Arbeitszeiten seitens der Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber dient in erster Linie dem Schutz der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer – dabei sind das ArbZG genauso wie die DSGVO und die Rechtsprechung zu beachten! 

Werden die personenbezogenen Mitarbeiterdaten zum Beispiel in Cloud-Dienste übergeben, liegt eine Auftragsverarbeitung vor. Hier ist insbesondere auf den Sitz des Vertragspartners sowie den Serverstandort – vorzugsweise in der EU – zu achten, um der Übermittlung in „unsichere Drittländer“ vorzubeugen, da dort ggf. kein ausreichendes Datenschutzniveau gewährleistet werden kann. 

Sie müssen als Arbeitgeber*in Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten entsprechend ergänzen, Prozesse etablieren und dokumentieren und die regelmäßige Löschung der Daten regeln, soweit vorhanden – den Betriebsrat beteiligen etc. 

Das ArbZG regelt zum Beispiel in § 16 Abs. 2, dass die erfassten Arbeitszeitdaten nur für die Überprüfung der Einhaltung der Arbeitszeit werden dürfen und spätestens nach zwei Jahren zu löschen sind, soweit tarifvertraglich nichts anderes bestimmt ist…

Sofern Vorgesetzte über eine entsprechende Personalverantwortung verfügen, dürfen sie zu Kontrollzwecken im erforderlichen Umfang Kenntnis von den Zeiterfassungsdaten erhalten. Auch gegen Stichprobenkontrollen durch Vorgesetzte ist datenschutzrechtlich nichts einzuwenden. Eine ständige Kontrolle und Überwachung auf die Einzelbuchungen ist dabei weder erforderlich noch verhältnismäßig.

Binden Sie in jedem Falle bei der Einführung einer neuen Software zur Arbeitszeiterfassung unbedingt Ihre/n Datenschutzbeauftragte/n ein!

Gern sind wir Ihnen auch bei der Auswahl und datenschutzrechtlichen Einbindung einer Zeiterfassungs-Software behilflich.

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