Am 1.1. eines jeden Jahres stellt sich die Frage, welche Daten bzw. welche Dokumente vernichtet werden müssen. Die Einhaltung dieser Fristen ist entscheidend, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.
Gesetzliche Grundlagen
Die Aufbewahrungsfristen sind in verschiedenen Gesetzen und Verordnungen festgelegt, unter anderem in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und in nationalen Gesetzen wie dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO).
Wichtige Aufbewahrungsfristen
Handels- und Geschäftsbriefe
6 Jahre (gemäß § 257 HGB): Dazu gehören alle schriftlichen Korrespondenzen, die für die Geschäftstätigkeit von Bedeutung sind.
Buchhaltungsunterlagen und Jahresabschlüsse
10 Jahre (gemäß § 257 HGB und § 147 AO): Dazu gehören Bilanzen, Buchungsbelege, Steuererklärungen, Steuerbescheide und sonstige steuerlich relevante Unterlagen. Aber Vorsicht bei Verlängerung der Aufbewahrungsfrist. Die 10-Jahres-Frist gilt nur, wenn alle Steuerbescheide bestandskräftig sind. Bei vorläufigen Steuerbescheiden oder laufenden Verfahren kann sich die Frist verlängern.
Kundendaten
Solange eine Rechtsgrundlage besteht (Art. 6 DSGVO): Kundendaten dürfen nur solange gespeichert werden, wie eine Rechtsgrundlage besteht. Darüber hinaus müssen Verantwortliche personenbezogene Daten nach Art. 17 DSGVO in bestimmten Fällen löschen, z.B. wenn
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- der Zweck der Verarbeitung erreicht ist,
- die betroffene Person ihre Einwilligung widerruft oder
- die betroffene Person die Löschung verlangt.
- Sofern keine anderen Gründe wie gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, sind die Daten zu löschen.
Eine Löschung ist jedoch nicht erforderlich, wenn die Daten vollständig anonymisiert sind und somit kein Personenbezug mehr hergestellt werden kann.
Personaldaten
Für arbeitsrechtliche Dokumente gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen:
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- Arbeitsvertrag, Arbeitszeugnis, Zusatzvereinbarungen: Hier gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Diese Dokumente müssen so lange aufbewahrt werden, wie Ansprüche, z.B. auf Ausstellung eines Arbeitszeugnisses, vom ehemaligen Arbeitnehmer geltend gemacht werden können. Dies sind in der Regel drei Jahre (§ 195 BGB).
- Angaben über Arbeitsentgelt und geleistete Arbeitszeit: Aufbewahrungsfrist: 5 Jahre (§ 165 I 1, IV 2 SGB VII)
- Aufzeichnungen über die werktägliche Arbeitszeit von mehr als 8 Stunden: Aufbewahrungsfrist: 2 Jahre (§ 16 II ArbZG).
- Bewerbungsunterlagen (im Falle der Ablehnung): Aufbewahrungsfrist 4 bis maximal 6 Monate (§ 26 BDSG, § 15 IV AGG). Für Talentpool: Längere Aufbewahrung nur mit gesonderter Einwilligung des Bewerbers.
- Unterlagen zur betrieblichen Altersversorgung: Aufbewahrungsfrist 30 Jahre (§ 18a BetrAVG).
Umsetzung
Es existieren mehrere standardisierte Modelle, an denen man sich dabei orientieren kann:
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- DIN 66398 als Leitlinie zur Entwicklung eines Löschkonzepts mit Ableitung von Löschfristen für personenbezogene Daten
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- Standard-Datenschutzmodell mit den entsprechenden Maßnahmen aus dem Baustein 11 – Aufbewahren bzw. Baustein 60 – Löschen und Vernichten
- BSI IT-Grundschutz mit relevanten Bausteinen und Maßnahmen mit dem Baustein „CON.6: Löschen und Vernichten“
Fazit
Die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen ist für die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen und die Gewährleistung des Datenschutzes unerlässlich.
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