“Elena” ist die Abkürzung von “Elektronischer Entgeltnachweis”. Ab dem 1. Januar 2010 sind die Arbeitgeber verpflichtet, die Einkommensdaten ihrer Mitarbeiter einer zentralen Speicherstelle (ZSS) bei der Deutschen Rentenversicherung zu melden. Auf Grundlage dieses Datenpools soll ab 2012 der Bezug von Arbeitslosen-, Wohn- und Bundeselterngeld zügiger abgewickelt werden. Von der Regelung sind zunächst 40 Millionen Bürger betroffen. Nachdem nun die Kritik in den Medien und auch des Bundesdatenschutzbeauftragten Schaar immer lauter wurde, will das Bundesministerium für Arbeit und Soziales nachbessern. Zum näheren Verständnis und zum Ablauf empfehle ich die Lektüre des Artikels von Matthias Becker “Die andere Vorratsdatenspeicherung” (heise.de)
Gesetzliche Grundlage ist hierfür das ELENA-Verfahrensgesetz vom 28.03.2009.
Daraus ergeben sich folgende Pflichten für Arbeitgeber:
- Monatliche Übermittlung des Datensatzes pro Arbeitnehmer an die ZSS.
- Diese Übermittlung ist zu protokollieren.
- Der Arbeitnehmer ist über die Entgeltbescheinigung zu informieren, dass die Daten an die ZSS übermittelt wurden.
Folgender Mustertext kann daher als Information dienen und mit der ersten Entgeltabrechnung übermittelt werden:
“Wir sind seit 1. Januar 2010 gesetzlich verpflichtet, monatlich die in Ihrer Entgeltabrechnung enthaltenen Daten im Rahmen des Verfahrens ELENA an die Zentrale Speicherstelle zu übermitteln.
Das Gesetz über den Elektronischen Entgeltnachweis (kurz: ELENA) regelt, wie Bürger ihre Beschäftigungszeiten und Arbeitsentgelte nachweisen, wenn sie Sozialleistungen beantragen. Alle Arbeitgeber sind ab dem 1. Januar 2010 verpflichtet, die Entgeltdaten ihrer Beschäftigten an die Zentrale Speicherstelle zu übermitteln. Zum 1. Januar 2012 startet dann der Datenabruf des ELENA-Verfahrens.”
Ein Muster für die Arbeitnehmerinformation findet sich auch auf der offiziellen Webseite des Bundes zum Thema ELENA.
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Geschrieben von Rechtsanwältin Carola Sieling am 3. Jan 2010
